projekty
Modul Projekty slouží k řízení projektů/zakázek v malých a středních velkých společnostech. Poskytuje přehled o jednotlivých projektech z pohledu rozpočtů, skutečných nákladů, termínů a alokovaných zdrojů. Pomáhá vedoucím pracovníkům v orientaci, kolik prací v projektu již bylo dokončeno, zda zakázky nejsou v prodlení, není neúměrně překročen rozpočet nebo informace o tom, kdy se má co fakturovat.
Zaměstnance systém upozorňuje na blížící se termíny a umožňuje jim pohodlně odvádět práci v rámci přidělených projektových úkolů. K projektu lze jednoduše připojit veškerou elektronickou dokumentaci, evidovat projektové týmy, včetně kontaktních informací, nebo velmi rychle dohledat související aktivity - zápisy ze schůzek, emaily, úkoly. Systematické využívání modulu Projektů vám umožní realizovat profitabilnější zakázky a zvýší spokojenosti vašich klientů.
Vše potřebné na jednom formuláři
Výchozím stavebním kamenem modulu je entita Projekt, kde jsou uloženy základní informace o jednotlivých projektech - název, zákazník, vedoucí projektu u klienta, interní vedoucí projektu, členové interních a externích projektových týmů (kliknutím se lze dostat na kompletní kontaktní informace), předpokládané a skutečné datum zahájení/ukončení projektu, odhadovaný rozpočet a aktuální skutečné náklady.
Na formulář projektu je též možné připojovat veškeré elektronické dokumenty, buď ve formě poznámky nebo prostřednictvím propojení na dokumentové úložiště Microsoft Sharepoint.
Na jedno kliknutí jsou dostupné také související aktivity projektu, jako jsou zápisy ze schůzek nebo důležitých telefonátů, plánované či splněné úkoly nebo emailová komunikace. Veškeré aktivity jsou navíc automaticky synchronizovány mezi aplikací Outlook a CRM a tak můžete ke své práci plně využívat aplikaci Outlook, na kterou jste zvyklí, přičemž informace lze následně vidět i v projektové kartě v CRM.
Projekty jsou dále členěny na Fáze a Projektové Úkoly. Fáze představuje ucelenou část projektu, která má své termíny dokončení a lze na ní sledovat rozpočet a skutečné náklady. Fáze může být též fakturačním milníkem, přičemž systém obecně umožňuje fakturaci buď na základě pevně stanovené ceny, nebo na základě skutečně odvedené práce/materiálu, případně kombinace těchto dvou metod.
Na fáze navazují Projektové úkoly, které tak představují nejnižší stupeň rozpadu projektové struktury. Jsou to činnosti, jež musí být na projektu vykonány. Mají přiřazen konkrétní zdroj (pracovník, stroj, externí dodavatel), definován odhadovaný časový rozsah a nejzazší termín, do kdy mají být splněny. Projektový úkol je synchronizován vlastníkovi do Outlooku, jež ho pak, přes standardní dialog, včas upozorňuje na blížící se termín splnění.
Jakmile se začne na Projektovém úkolu pracovat, zodpovědný pracovník odvede svou práci prostřednictvím tzv. Aktivit projektu. Zde je kladen velký důraz na jednoduchost a tak zaměstnanec v podstatě pouze vybere správný Projektový úkol a zapíše počet hodin, jež na realizaci strávil. Vzhledem k tomu, že se strávený čas připočítává k Úkolu (potažmo také k fázi a celému projektu), lze velmi jednoduše analyzovat, zda je dodržován rozpočet a harmonogram projektu. Za pomoci Projektových Úkolů a Aktivit je možné také velmi jednoduše odpovědět na dotazy typu jaká část projektu je již dokončena nebo je lze použít jako přehledy odvedené práce jednotlivými zaměstnanci.